Logistique : optimisez votre gestion de colis en 19 étapes

Logistique : optimisez votre gestion de colis en 19 étapes

Logistique : optimisez votre gestion de colis en 19 étapes

La gestion de colis est un enjeu essentiel dans beaucoup d'entreprises. Les nouvelles technologies peuvent désormais vous permettre d'envisager de meilleures solutions pour votre logistique. Découvrez-en plus sur les étapes indispensables pour automatiser et optimiser votre gestion de colis.

L'importance d'une bonne stratégie logistique

Dans le contexte actuel, les contraintes logistiques sont de plus en plus fortes. Les ventes en ligne ont un poids croissant dans la grande distribution, et la gestion de colis s'inscrit désormais comme un poste incontournable dans beaucoup d'entreprises. Cette logistique ne s'organise pas sur le tard, elle doit au contraire faire l'objet d'un processus de réflexion poussé en amont. Vous devrez pour cela tenir compte des contraintes et des attentes de vos clients.

Mettre en place une bonne stratégie logistique vous permettra notamment de :

  • Gagner du temps
  • Gagner de l'argent
  • Utiliser vos ressources plus intelligemment
  • Instaurer une relation de confiance avec vos partenaires
  • Améliorer votre crédibilité et votre image auprès de vos clients

Pour mettre en place une stratégie en adéquation avec vos besoins, il faudra considérer plusieurs points importants.

La première chose à faire sera de définir les caractéristiques de votre cible. Qui sont vos clients ? Quelles sont leurs spécificités ? Quelles sont leurs attentes ? Toutes ces questions trouveront leurs réponses dans la stratégie marketing globale de votre entreprise. Etudier votre cible en profondeur vous permettra aussi de définir avec plus de précision votre zone de chalandise. En effet cela paraît logique, une entreprise doit être en mesure de connaître la localisation de ses clients afin de pouvoir s'organiser en fonction.

Il convient donc de définir dans quelles conditions vous souhaitez livrer vos colis, mais aussi dans quel délai. Il est important de garder une vision globale sur vos livraisons, en effectuant un suivi logistique constant. Sur un tout autre plan, entretenir une bonne communication avec les différents services de production de votre entreprise vous permettra également ne pas vous retrouver à sec au mauvais moment. On pourra également évoquer les frais de port, le suivi client, ou encore la préparation des colis… La liste est longue, mais une chose est sûre : c'est en considérant tous ces éléments que vous pourrez déterminer la solution logistique la mieux adaptée pour votre entreprise.

La check-list pour une gestion de colis efficace

  • Optimisez la gestion des stocks
  • Standardisez les procédures
  • Emballez efficacement vos colis
  • Étiquetez correctement vos colis
  • Personnalisez vos colis
  • Implantez un EDI dans l'entreprise
  • Privilégiez les outils en ligne pour gérer vos colis
  • Sous-traitez quand c'est nécessaire
  • Choisissez le meilleur transporteur
  • Favorisez une livraison express
  • Maîtrisez les conditions de voyage
  • Calculez les frais de port
  • Prenez en compte les taxes à l'international
  • Assurez le suivi de vos colis
  • Organisez la prise de rendez-vous colis
  • Anticipez les retours
  • Restez en contact avec vos clients
  • Placez l'humain au coeur des décisions stratégiques

1 - Organisez efficacement les équipes et les ressources

Quand on évoque la gestion de colis en interne dans une entreprise, le premier point à considérer est l'implication des salariés dans l'envoi et la réception. Cette question peut se poser aussi bien dans une start-up naissante opérant des envois occasionnels, que dans une grosse entreprise devant satisfaire une clientèle large et parfois dispersée. L'investissement en temps nécessaire peut être amené à poser problème s'il n'est pas pris en compte dans les emplois du temps des salariés. L'environnement de travail de vos collaborateurs doit également être aménagé en fonction des objectifs. Il est essentiel de favoriser une gestion efficace, afin de limiter les opérations inutiles.

La taille de votre équipe doit pouvoir s'adapter aux variations du volume de production. Dans les structures de taille modeste, il est bon de développer la polyvalence des collaborateurs, en privilégiant la formation des employés. Cette solution pourra s'avérer moins coûteuse sur le long terme. Elle sera également plus épanouissante pour vos salariés.

Pour beaucoup de PME, il est nécessaire d'opérer une transition en passant d'une logistique improvisée à une logistique structurée. Cette transition est trop souvent vue comme un enjeu secondaire par les entreprises. Elle se retrouve alors repoussée indéfiniment, faute de temps et de moyens à y consacrer. Heureusement, des solutions alternatives existent pour améliorer rapidement la gestion de colis en interne. Les outils numériques sont notamment là pour fluidifier les communications entre les salariés.

Il est important d'optimiser l'organisation interne de votre entreprise, avec pour objectif d'atteindre un bon niveau de communication et une meilleure vitesse d'exécution. En d'autres termes, vous ne devez pas perdre de temps inutilement avec la gestion de vos colis.

2 - Optimisez la gestion des stocks

Lorsque le volume de transaction augmente dans une entreprise, la problématique de la gestion des stocks devient centrale. Les colis reçus et à envoyer doivent être stockés de manière à faciliter les entrées et les sorties. Si la plupart des PME pourront organiser le stockage des colis dans une pièce dédiée, le développement de certaines activités imposera en revanche de louer un entrepôt.

Plusieurs astuces existent pour maintenir une bonne organisation dans votre entrepôt. Pensez tout d'abord à regrouper les produits similaires par catégorie, afin de pouvoir les préparer et les envoyer en même temps plus facilement. Les produits à forte rotation doivent aussi rester suffisamment proches de la zone de colisage pour minimiser la longueur des trajets répétés. Maintenir une zone de stockage ordonnée et aménagée vous permettra de limiter les déplacements inutiles.

Dans une petite structure, il est possible d'imaginer un traitement individuel de colis, commande par commande. Dans les grands entrepôts en revanche, il sera préférable d'élaborer des circuits afin d'optimiser le picking logistique. Ce picking prendra en charge, dans l'idéal, plusieurs commandes à la fois. N'oubliez pas non plus que l'organisation de votre entrepôt doit à tout prix éviter à vos salariés de porter des charges trop lourdes ou trop longtemps.

Dans un grand entrepôt, il est parfois préférable de spécialiser les postes occupés par les collaborateurs, afin de gagner en efficacité.

3 - Standardisez les procédures

La tendance est facile à observer : plus une entreprise s'agrandit, plus les chaînes de convoyage sont amenées à se standardiser et à s'automatiser. En même temps, quand le volume des commandes explose, il n'y a pas 36 000 solutions pour lutter contre la désorganisation. Vous pourrez avoir les meilleurs collaborateurs du monde, cela n'y changera rien. Si vous mettez en place des mauvaises méthodes de travail, vous ne vous en sortirez pas ! C'est pourquoi vous devez être capable de diriger vos équipes avec méthodologie et rigueur.

Standardiser les procédures, c'est un moyen d'éviter les doublons et d'effectuer un suivi complet de la production. Beaucoup d'entreprises de taille moyenne rencontrent déjà des problèmes de synchronisation entre les salariés au sujet de l'envoi et de la réception des colis. C'est pourquoi il est préférable d'instaurer des règles de communication simples et faciles à suivre.

La mise en place d'un suivi des envois s'envisage quelle que soit la taille de l'entreprise. Cela va du simple fichier Excel dans une petite structure, jusqu'au logiciel de base de données multifonction dans une grande entreprise. Le suivi est un moyen d'éviter les oublis et les doublons. Alors pensez-y.

La standardisation des procédures vous permettra de réaliser des économies d'échelles. De plus, ce sera aussi l'occasion d'instaurer des normes de qualité dans la préparation de vos colis, et d'effectuer ainsi un pas de plus vers la perfection.

4 - Emballez efficacement vos colis

Il est important de réaliser vos emballages avec du matériel de qualité. L'objectif de cette opération sera d'assurer une bonne protection tout en réduisant au maximum la taille et le poids du colis. L'épaisseur du carton, (double ou triple cannelure) se détermine en fonction de la fragilité et du poids de la marchandise. Vous devez être capable d'adapter vos emballages à tout type de colis, quelle que soit leur taille.

Les petites mains humaines ne sont pas vraiment adaptées pour assurer à la chaîne un emballage rapide. Heureusement, les machines sont là pour nous donner un coup de... main justement, et ça tombe bien. De nombreux modèles existent, et il peut être difficile de s'y retrouver quand on ne s'y connait pas vraiment. Les grandes entreprises avec un budget conséquent se tourneront plus facilement vers des fermeuses de caisses automatiques pour fluidifier l'emballage de leurs colis.

Pour les PME et les entreprises avec un peu moins de budget, la solution idéale se trouvera plutôt du côté des fermeuses de caisse semi-automatiques. Un bon compromis pour assurer une bonne vitesse de production à moindre coût. De plus, ces machines s'adaptent à tout type de boîte, et sont efficaces quel que soit le matériau utilisé. Alors autant profiter des progrès technologiques pour se simplifier la vie.

5 - Étiquetez correctement vos colis

Comment éditer et imprimer ses étiquettes ?

L'impression des étiquettes de transport peut se faire sur internet ou bien directement dans un bureau de poste. L'idéal reste de réaliser cette impression en interne afin de minimiser les coûts et les déplacements.

Il est préférable de centraliser la gestion du codage et de l'identification des colis. Cela évitera les doublons et les pertes de temps. C'est pourquoi un système de gestion peut s'avérer indispensable. Il existe sur le marché de nombreux logiciels d'étiquetage industriel. Plusieurs sites comme NiceLabel proposent en effet des éditeurs d'étiquettes complets et faciles d'utilisation pour les entreprises. Un excellent moyen d'automatiser la gestion des étiquettes et les travaux d'impression.

De quoi se compose une étiquette de colis ?

Les étiquettes de colis sont standardisées. C'est pourquoi il est important de bien respecter certaines normes. Doivent notamment y figurer :

  • l'adresse et le nom de l'expéditeur
  • l'adresse et le nom du destinataire
  • le numéro du colis et celui de la commande
  • le poids
  • la date de départ
  • la date de livraison
  • le code barre

Les dimensions d'une étiquette sont le plus souvent de 16x11cm ou 22x15cm.

Comment doit-on fixer l'étiquette sur le colis ?

L'étiquette est généralement fixée directement sur l'emballage, dans une pochette transparente. Suivant le volume de colis à envoyer, il pourra être indiqué de se procurer un appareil d'étiquetage manuel ou robotisé pour poser les étiquettes à la chaîne. Cela vous permettra d'automatiser cette opération fastidieuse.

Vérifiez bien que la lisibilité de l'étiquette n'est pas altérée avant d'envoyer votre colis. L'étiquette ne doit pas être placée sous un film plastique ou une bande d'adhésif. Les ratures et les tâches sont également à proscrire bien entendu. Il est par ailleurs préférable d'utiliser un papier résistant à l'eau pour éviter les déboires pendant le transport.

6 - Personnalisez vos colis

La personnalisation de l'emballage est une levier de communication encore trop peu exploité par les entreprises. Pourtant, dans un cadre commercial, l'emballage représente le premier contact entre le client et le produit. La première impression doit donc être bonne. Un colis personnalisé pertinemment donnera une image plus professionnelle à votre entreprise.

Des sites proposent de faire cela sur mesure (on pourra parler de Raja et de Packhelp notamment), avec des formules adaptées aux PME. Leurs offres couvrent aussi bien les petites boîtes que les gros emballages. Vous pourrez ainsi personnaliser jusqu'à l'adhésif de vos colis. Cela vous laisse la possibilité d'ajouter le logo de votre entreprise ou encore des informations spécifiques sur le produit. Les possibilités sont nombreuses et la seule limite sera votre créativité. Avec ces outils faciles d'utilisation, vous pouvez concevoir et commander vos emballages à directement en ligne.

7 - Implantez un EDI dans l'entreprise

Afin de faciliter votre gestion logistique, vous pouvez envisager l'implantation d'un système d'Échange de Données Informatisées (EDI), ou "Electronic Data Interchange" en anglais. L'intérêt d'un tel système est d'automatiser intégralement le traitement de l'information dans l'entreprise. C'est un moyen de normaliser les communications en quelque sorte. En logistique, l'EDI facilitera par exemple la circulation des ordres d'expédition et autres factures.

Des sociétés privées se sont aujourd'hui spécialisées dans la création et la mise à disposition de systèmes de ce type pour les entreprises. Les logiciels proposés en ligne offrent des solutions flexibles pouvant s'adapter à tout type de PME, avec pour but de permettre une dématérialisation des échanges.

Il faut savoir qu'un EDI ne s'utilise pas seulement pour la gestion des stocks et des livraisons. En réalité, ses applications potentielles sont nombreuses dans une entreprise : communication interne, comptabilité ou encore gestion des ressources humaines... un tel système devient de plus en plus indispensable dans tous ces services à mesure que la taille d'une entreprise augmente. Cette piste mérite donc d'être étudiée au sens large pour les entreprises à fort potentiel de développement.

8 - Privilégiez les outils en ligne pour gérer vos colis

A l'heure de la digitalisation, rien ne sert de lutter contre la tendance. De nombreux experts logistiques soulignent l'importance de maîtriser et de rester proche de vos bases de données. Et différents outils en ligne sont là pour vous simplifier la vie.

Pour la création d'un site e-commerce, privilégiez un CMS (Content Management System) qui offre une assistance et des modules de gestion logistique. Prestashop semble aujourd'hui avoir une longueur d'avance sur la concurrence. Très utilisé France (près d'un site e-commerce sur 3 a été est conçu avec ce CMS dans l'Hexagone en 2018), il offre l'avantage d'avoir une communauté active et réactive, à même de mettre au point des modules de gestion de colis intuitifs et efficaces. Le module officiel de Colissimo pourra notamment s'avérer utile pour choisir les modes de livraison et obtenir une mise à jour automatique et en temps réel des points de retrait.

Les utilisateurs Wordpress pourront quant à eux se tourner vers la solution SendCloud, associée au plugin Woocommerce. Un bon moyen d'optimiser la logistique d'un site e-commerce à faible volume d'activité.

9 - Sous-traitez quand c'est nécessaire

Dans certains cas, la question de la sous-traitance logistique peut se poser dans une entreprise. Pour la gestion des grands entrepôts notamment, il est parfois plus économique de faire confiance à un prestataire spécialisé. Des organismes au fonctionnement rodé pourront prendre en charge le stockage de A à Z avec plus d'assurance et de sécurité que votre entreprise. Ces professionnels vous délivreront un savoir faire et une expérience du métier pour un coût plus optimisé. Certaines entreprises proposent également de prendre en charge la préparation des colis.

Employée à grande échelle, cette stratégie de sous-traitance pourrait bien vous permettre de faire des économies considérables. A vous d'étudier cette piste sérieusement à partir de votre situation. Lors du choix de votre sous-traitant, gardez surtout en tête que vous recherchez un service qui s'adapte et qui évolue avec votre entreprise. Le prestataire choisi doit donc être réactif et flexible.

10 - Choisissez le meilleur transporteur

Avant de faire confiance à un transporteur, imaginez les différents scénarios auxquels vous risquez d'être confronté avec l'envoi de vos colis. Anticipez un maximum de possibilités et agissez en fonction de vos clients. Vous pouvez utiliser un comparateur d'envoi pour mettre en concurrence les principaux transporteurs du marché. Cela ne vous coûtera rien, si ce n'est un peu d'investissement en temps. Vous pourrez ainsi comparer les différentes offres existantes sur vos trajets les plus fréquents.

Il n'est pas toujours pertinent de se limiter à un seul transporteur. Vous pouvez trouver votre bonheur logistique dans plusieurs offres complémentaires venant de transporteurs différents. C'est la logique suivie par des logiciels comme Packlink Pro. Ces systèmes de gestion des livraisons vous invitent à choisir le transporteur le plus approprié pour chaque situation. Ils proposent une solution idéale pour centraliser tous les envois en comparant à chaque fois les prix d'expédition des différents transporteurs. Autre point important, ce type de logiciel vous permettra aussi de couvrir les envois internationaux.

Gardez bien en tête que le prix n'est pas le seul critère de sélection à considérer pour un transporteur. Il vous faudra également prendre en compte la fiabilité du transporteur, la qualité du voyage, ainsi que le respect des délais de livraison.

11 - Favorisez une livraison express

La livraison express fait partie de ces services complémentaires qui sont aujourd'hui devenus indispensables dans le e-commerce. C'est un mode de livraison qui répond aux nouvelles attentes des consommateurs. C'est là que la souplesse de votre entreprise va entrer en jeu. Assurer un service de livraison express constante vous permettra de gagner du temps, mais aussi de gagner en crédibilité auprès de vos fournisseurs et de vos clients. Et donc indirectement de l'argent.

Une livraison express s'effectue en moins de 24h dans l'idéal. L'utilisateur reçoit alors son colis au lendemain de son achat directement chez lui, ou peut se déplacer pour le récupérer dans un point relai.

Il faudra encore une fois choisir le bon transporteur, celui qui proposera une offre à la fois rapide et fiable. Il est important de choisir une formule flexible qui vous permettra de gérer tout aussi bien les envois occasionnels que les gros volumes.

La livraison express est explicitement facturée au client lors de son achat, en toute transparence.

La livraison express, c'est aussi une question d'organisation interne dans l'entreprise. Vous devrez faire preuve d'une bonne réactivité à l'achat, afin d'expédier les colis immédiatement. D'où l'importance d'automatiser la sortie des colis et de faire transiter l'information rapidement.

12 - Maîtrisez les conditions de voyage

Lors de l'envoi de vos colis, il vous faudra tenir compte de leurs spécificités et vous organiser en fonction de leurs contraintes. Il est nécessaire d'exercer un bon contrôle sur les conditions de livraison afin de garder une image irréprochable auprès de vos clients.

On peut le concevoir, les conditions de transport des colis sont difficiles à contrôler pour une entreprise. La visibilité n'est pas toujours optimale et beaucoup de transporteurs font parfois preuve de négligence pendant le transport des colis, ce n'est pas vraiment un secret.

Il arrive qu'un colis fragile soit manipulé avec trop peu de précaution. C'est pourquoi il vous faut apprendre à anticiper. N'oubliez pas que les conditions de voyage passent avant tout par un emballage réussi. Le colis doit être bien calé dans le carton, avec un emballage fermé solidement et adapté au contenu.

A l'arrivée, certains colis pourront être signalés comme endommagés par les clients, voir même refusés. L'état des colis à leur arrivée relève de la responsabilité du service client du transporteur, mais l'image de votre entreprise pourrait bien en souffrir également si cela arrive trop souvent.

13 - Calculez les frais de port

Les frais de port ne sont pas les mêmes partout dans un pays. Pour la gestion de vos frais de port, nous vous conseillons encore une fois de vous tourner vers un logiciel afin de tout centraliser. Sur un site e-commerce, plusieurs outils existent pour simplifier le calcul des frais de port. L'utilisation de ces outils vous permettra de simplifier le tunnel d'achat et d'offrir une meilleure visibilité à vos clients. Ils pourront ainsi connaître directement le coût réel de leur achat, avec un prix qui s'ajuste automatiquement en fonction de leur code postal.

Sur Prestashop, le module de frais de port par codes postaux développé par la communauté permet de simuler et d'appliquer directement les frais de port pour chaque pays dans lequel vous souhaitez exporter. Ce module est très intéressant dans le sens où il prend aussi en compte les spécificités des régions ciblées. En zone montagneuse ou difficile d'accès, les frais de port seront forcément plus élevés que dans une grande ville. Cet outil vous permettra donc d'anticiper avec une grande précision les coûts de transport de vos colis.

Sur le CMS Magento, le module Advanced Shipping permet de configurer les frais de livraison de manière très flexible. Les solutions comme Woocommerce ou Wpshop pour Wordpress, pratiques et faciles d'utilisation pour les petites entreprises, atteignent cependant leurs limites d'utilisation assez rapidement dès que le volume des ventes et des destinations commence à augmenter un peu.

14 - Prenez en compte les taxes à l'international

A l'intérieur de l'Union Européenne

Tant que les envois restent confinés au sein de l'Union Européenne, les taxes à l'importation restent faciles à anticiper. En effet, les pays membres sont tenus de s'aligner sur leurs taxes afin d'éviter les mesures de concurrence déraisonnée. Pour les importations en France, le taux de TVA est fixé à 20%.

Les exportations sont également simplifiées sur le plan administratif. L'entreprise est aujourd'hui simplement tenue de remplir un formulaire standardisé, le Document Administratif Unique (DAU). La législation européenne est en train d'évoluer vers une dématérialisation complète des déclarations en douane. Ce DAU sera bientôt remplacé par le téléservice DELTA. A noter que des frais de dossier peuvent venir s'ajouter en fonction du transporteur.

Au sein de l'Union Européenne, il est possible d'effectuer une déclaration d'origine EUR1 pour bénéficier de droits de douane réduits pour certains types d'exportation.

Hors de l'Union Européenne

Hors de l'Union Européenne, c'est un peu plus compliqué. Les droits de douane varient en fonction du pays de destination. Il faudra donc prendre en compte les caractéristiques spécifiques du pays dans lequel vous souhaitez exporter

Il est possible de bénéficier d'une exonération de TVA pour les exportations hors UE sous réserve de détenir un numéro EORI (Economic Operator Registration and Identification), numéro d'identification unique pour la douane obligatoire depuis 2017 au sein de l'Union Européenne, et de mentionner les opérations d'exportation dans la comptabilité de l'entreprise. Vous devrez également effectuer une déclaration CN23 auprès du bureau des douanes pour justifier de la nature de vos envois.

Toutes les informations relatives aux taxes sont disponibles sur le site officiel de la douane française. Elles sont mises à jour régulièrement.

Comment calculer ses taxes ?

Le site Market Access Database, mis à disposition par l'Union Européenne, permet d'anticiper les taxes, le dédouanement, ainsi que les documents obligatoires à renseigner. Plusieurs transporteurs comme Colissimo proposent également des calculateurs de frais de douane. Il vous sera demandé de renseigner une description de l'article, le type de produit, les frais de port hors taxe, la valeur hors taxe, et bien entendu le pays de destination. Vous pouvez aussi faire confiance à des sites comparateurs indépendants pour si vous souhaitez obtenir des résultats avec plus de transparence.

15 - Assurez le suivi de vos colis

De nombreux experts en logistique soulignent l'importance de travailler avec un transporteur qui propose un service de tracking des colis jusqu'à la livraison. Il existe aujourd'hui des sites comparateurs spécialisés qui regroupent les principaux transporteurs du marché.

Prendre vos précautions dans le choix de la livraison vous permettra de limiter les risques du voyage. Souscrivez donc à un programme de suivi auprès de votre transporteur. Les forfaits pourront être négociés en fonction de plusieurs points :

  • Le volume de colis à surveiller
  • Les destinations concernées
  • Le type de transport

Le prix peut varier fortement lorsqu'il est question d'envois internationaux.

Les transporteurs proposent pour la plupart des services qui informent directement sur le montant de l'assurance au moment de l'expédition. Vous pouvez aussi souscrire à une indemnisation forfaitaire au moment de l'envoi afin d'être indemnisé en cas de retard après une enquête du service clients.

Il est important de noter qu'en cas de retard, le receveur du colis doit adresser lui-même une lettre de retard au livreur. Si le colis n'est toujours pas livré à l'issue du délai supplémentaire accordé, l'achat peut alors légalement être annulé. C'est bien le vendeur qui est responsable des retards, des pertes et des dommages subis par les colis. La livraison de vos colis est donc liée à une obligation de résultat.

16 - Organisez la prise de rendez-vous colis

C'est encore une fois le transporteur sélectionné qui devra organiser la prise de rendez-vous colis. Sélectionnez par conséquent un transporteur capable de s'adapter à l'emploi du temps du client.

Certains services sont aujourd'hui considérés comme des impératifs par beaucoup de clients. Chronopost propose par exemple de reprogrammer la livraison en cas d'imprévu (c'est loin d'être le cas de tous les transporteurs). L'intérêt d'un tel service est de proposer une visibilité sur le colis 24h/24. Avec le service Predict, le client peut suivre son colis en temps réel et être informé sur l'heure de livraison. Idéal pour optimiser son emploi du temps. La géolocalisation fait des miracles, alors autant en profiter.

La flexibilité de la prise de rendez-vous est un argument commercial de poids. N'hésitez pas à le mettre en avant sur votre site.

17 - Anticipez les retours

La mise en place de votre stratégie logistique passe aussi par l'organisation du pointage des bons de retour. La réception des retours est une tâche fastidieuse qui peut souvent se révéler chronophage pour une organisation. Heureusement, des entreprises existent pour prendre en charge la réception de ces colis. FrenchOffice propose notamment un service de gestion des retours complet et centralisé.

Vous pouvez aussi utiliser un logiciel automatisé qui vous permettra de vous décharger de cette mission. En effet, la gestion des retours peut aussi passer par l'interface de votre site internet. Tous les CMS e-commerce sérieux possèdent les outils nécessaires pour organiser les réceptions. Sur Wordpress le service SendCloud permet également de gérer les retours directement dans l'interface administrateur.

Veillez à rester organisé et à garder la main sur cette opération. Les informations de suivi des retours doivent rester accessibles et lisibles pour l'entreprise. L'information doit pouvoir vous être délivrée en temps réel à chaque retour, avec tous détails nécessaires sur le client en question (nom, adresse, colis...).

Enfin, n'oubliez pas de bien mettre en place l'édition des bons de retour pour vos clients, qui leur permettra de déposer le colis à renvoyer dans n'importe quel bureau de poste. L'émission d'une étiquette PDF est la solution la plus adéquate aujourd'hui. Le format numérique et bien plus efficace et flexible que le format papier.

Rappelons qu'il est essentiel de créer une adresse de retour et de la communiquer à vos clients !

18 - Restez en contact avec vos clients

N'oubliez pas de rester en contact avec vos destinataires avant, pendant et après la livraison. L'importance accordée au suivi du client est la marque de fabrique des entreprises les plus sérieuses.

Ici encore, il peut être intéressant de prévoir un outil automatique sur votre site afin de fournir des informations rapidement au client en cas de besoin. Cela permettra d'informer sur l'avancée de la livraison, de renseigner sur l'évolution des stocks ou encore sur le modalités de retour...

Sur son site internet, Mondial Relay met à disposition un outil permettant de répondre à des requêtes automatiquement. L'idéal est aussi de proposer un outil de suivi directement sur votre site, afin de pouvoir rester réactif en temps réel et à n'importe quelle heure de la journée.

19 - Placez l'humain au coeur des décisions stratégiques

Comment conclure ce guide sans mentionner le point le plus important ? Malgré toutes les grandes avancées technologiques de ces dernières années, il n'est pas encore possible de tout automatiser. Et oui ! Malgré tous ces outils, ce sera bien à vous d'organiser et maîtriser le déroulement de votre stratégie logistique sur le long terme.

Les logiciels et les machines ne peuvent avoir qu'une fonction de support dans la gestion des livraisons. Les décisions importantes restent à la charge de l'humain. Votre responsabilité sera donc d'agir en connaissance de cause, en considérant tous les facteurs. C'est une tâche qui ne s'annonce pas de tout repos, il est vrai. Mais rassurez-vous, si vous avez persévéré jusqu'ici dans la lecture de cet article, vous êtes définitivement sur la bonne voie.

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